Beleidsplan 2021

1. Aanleiding.

Enkele jaren geleden kwam Jasmijn in aanraking met KICVOP Uganda. Een kleine stichting in Kazo een voorstad van Kampala. Deze stichting werd gerund door een man Mac Kiyimba. Hij probeerde met locale en internationale vrijwilligers zijn stichting draaiende te houden. Dit ging niet zonder slag of stoot. Met veel moeite hield Mac de verschillende projecten draaiende, zoals het kinder sponsorproject en het HIV/Aids project. Jasmijn zag hoe erg Mac worstelde en besloot al snel om de stichting te gaan helpen. Mac zat vol goede ideeën om de mensen in Kazo nog meer te helpen maar het vinden van fondsen was dramatisch. Na ongeveer 2 tot 3 jaar samen geprobeerd te hebben de projecten met losse donaties draaiende te houden, kwam het idee bij Jasmijn om een stichting in Nederland op te zetten. Een stichting zou voor veel sponsoren een meer professionele en betrouwbare indruk maken en dat zou daarmee de draagkracht vergroten. Na drie jaar zoeken naar gelijkgestemden in Nederland werd uiteindelijk Stichting KICVOP Nederland opgericht.

In dit beleidsplan worden onze plannen en de uitvoering daarvan voor de komende vijf jaar omschreven.

 

2.Doel van de stichting voor de periode 2021-2026

 

Tijdens de eerste 5 jaar de Stichting Kicvop Nederland zijn we vooral bezig geweest met ontdekken hoe het werkt in de wereld van de goede doelen en daarbij het ondersteunen van kleinschalige projecten.

De komende 5 jaar wil Stichting Kicvop Nederland zijn impact in Oeganda vergroten. De stichting wil een betere basis creëren met meer vrijwilligers in Nederland en duidelijke protocollen waaronder we gaan werken. Hiermee hopen we ook meer naam te krijgen en daardoor meer inkomsten te genereren voor het behalen van onze andere doelen.

Voor de periode 2021-2026 wil de stichting verder met de projecten van KICVOP Uganda ondersteunen. In de periode van 2016-2021 hebben we een fijne samenwerking gehad. Enkele projecten zijn nog onvoltooid en andere zouden we graag nog tot uitvoering brengen.  Waar mogelijk willen we ook kennis overdragen en bekendheid vergaren bij volwassenen en kinderen in en rondom Maastricht over het leven in Oeganda.

Men vraagt zicht mogelijk af waarom de stichting ervoor kiest om projecten te steunen en niet zelf uit te voeren. Wij geloven dat het laten uitvoeren van de projecten door een lokale partner zoals KICVOP Uganda een grotere impact heeft op een gemeenschap, dan wanneer wij de projecten uitvoeren. KICVOP Uganda weet wat de mensen nodig hebben en kan daarin voorzien met onze steun. Welke risico’s brengt dit met zich mee? Ons beleid met betrekking tot de projecten en onze steun daarvoor zoals verderop omschreven zorgen ervoor dat we zeker weten dat onze steun op de juiste manier wordt gebruikt en de risico’s minimaal zijn. De ervaringen met KICVOP Uganda zijn goed en controleerbaar.

De komende 5 jaar willen we graag focussen op tweetal projecten, waarvan 1 groot, lange termijn project dat alle aandacht nodig heeft voor de komende 5 tot mogelijk 10 jaar.

  1. Het afvalproject

In 2018 zijn wij van start gegaan met het ondersteunen van het afvalproject. Grote stappen zijn er gemaakt maar het project is nog niet volledig voltooid. Er is op dit moment vooral nog behoefte aan uitbreiding van capaciteit en het verbeteren van afvalcollectie en verwerking.

Specifieke doelen die we nog willen bereiken zijn;

  • Zorgen voor transport van afval van Kazo naar gemeentelijk afvalverzamelingspunt.

  • Scheiding van plastic en groen afval van het overige afval.

  • Het recyclen van plasticafval tot bruikbare producten.

 

 

  1. Het schoolproject

Het schoolproject is hét project dat hoog op de lijst staat van KICVOP Uganda. In verband met het formaat van dit project hebben wij dit project tot nu toe als te groot betiteld. Maar zoals in de uitvoering is omschreven zouden wij dit project graag met KICVOP Uganda tot uitvoering willen gaan brengen.

Het project houdt kort in dat KICVOP Uganda een school wil starten voor de vele kinderen die op dit moment niet naar school kunnen vanwege de hoge kosten en bij KICVOP Uganda ondersteuning hebben gevraagd. De school zal volledig zelfstandig moeten gaan functioneren. Het project zal in meerdere fasen worden ingedeeld en in samenspraak met Stichting Kicvop Nederland zal gekeken worden op welke termijn wat haalbaar is, kijkende naar kosten en mankracht.

 

Stichting KICVOP Nederland wil graag bij bovengenoemde projecten ondersteuning bieden. In de volgende hoofdstukken omschrijven wij hoe wij dit graag willen doen en aan welke voorwaarden een projectaanvraag moet voldoen.

3.Bereiken van doel.

Om deze doelen te kunnen bereiken willen we een betere basis voor de stichting creëren middels;

  1. Het werven van vrijwilligers.

De afgelopen 5 jaar hebben we verschillende vrijwilligers mogen verwelkomen. Helaas waren de meesten van korte duur werkzaam wat niet voor de gewenste continuïteit zorgde.

Nu willen we vooral ter ondersteuning van het basis bestuur zeker 3 nieuwe vaste vrijwilligers vinden die verschillende portefeuilles kunnen bekleden en ondersteunen. Taken zouden oa. Zijn; het bijhouden van alle PR/ multimedia, werving van sponsoren en organiseren van activiteiten voor werving van gelden.

  1. Het schrijven van protocollen.

Hiermee bedoelen we het duidelijker formulieren van hoe we bepaalde dingen tot uitvoer willen brengen. Dit geeft meer houvast en hopelijk betere resultaten. Denk dan bijvoorbeeld aan een sponsorprotocol.

  1. Kennis vergaren door met andere NGO’s informatie uit te wisselen en cursussen te volgen.

Voor bovenstaande willen we zeker het eerste jaar veel tijd uitrekken zodat we daarna volop aan de projecten kunnen starten.Voor het bereiken van de verschillende doelen rondom de twee projecten willen we weer gebruik maken van donaties in Natura en het werven van gelden.

  1. Werving van gelden.

De belangrijkste activiteit zal het werven van gelden zijn. We zullen gebruik maken van verschillende bronnen om dit geld te verkrijgen.

  • Sponsoren.

Hiervoor zullen we gebruik maken van het sponsorprotocol. In het kort betekend dit dat de stichting actief op zoek gaat naar zowel privé als zakelijke sponsoren. Dit zal gebeuren door gebruik te maken van sociale media, mond-tot-mondreclame, het organiseren van projecten zoals verderop beschreven (benefiet) en het meedoen aan andere projecten zoals de welbekende “goede doelen markten”.

Iedere donatie helpt, of dit nou 1 euro of 1000 euro is, daarom kiezen we ervoor dat iedereen geld mag doneren, op projectbasis of met een maandelijkse vaste donatie.

Vrienden van KICVOP zijn sponsoren die maandelijks een kleine bijdrage willen doen aan de stichting. In ruil hiervoor krijgen ze jaarlijks een kleinigheidje en een nieuwsbrief. Met de nieuwsbrief zullen ze op de hoogte worden gehouden van alle activiteiten van de stichting.

Zakelijke sponsoren zullen een op maat gemaakt sponsorcontract krijgen. Er zal gebruikt worden gemaakt van reclame waar mogelijk.

  • Subsidies.

Er worden zoveel mogelijk aanvragen gedaan voor subsidies in de sector waar een project bij past.

  • Benefiet.

We willen benefiet avonden gaan organiseren waarbij we geld ophalen voor de stichting. Een voorbeeld is het doen van koffieproeverijen, waarin onder andere Oegandese koffie gedronken zal worden. Door samen te werken met lokale partners in Maastricht en omstreken willen we op een goedkope manier mensen een fijne avond bezorgen. Alle winst zal dan voor KICVOP Nederland zijn. Met deze avonden kunnen wij ook extra aandacht krijgen van mensen die nog niet bekend zijn met onze stichting door informatie te verlenen en over Oeganda te praten. Tevens zullen tijdens een benefiet ook onze sponsoren worden benoemd.

  • Fondsenwerving.

Vele grote organisaties nationaal en internationaal willen kleine stichtingen steunen. Wij willen daar dankbaar gebruik van maken en bij ieder project aanvragen voor fondsen doen. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties zoals Oxfam Novib, Wilde Ganzen en stichting Elisabeth Strouven.

  • Verkoop van (Oegandese) spullen.

In het verleden heeft Jasmijn kleine bedragen opgehaald onder andere door de verkoop van Oegandese sieraden en tweedehandsspullen. Dit gebeurde tijdens vrijmarkten, goede doelen markten en andere projecten. Vooral de verkoop van Oegandese sieraden is een project dat we graag verder willen uitbreiden. Door vrouwen in Kazo sieraden te laten maken voor een vergoeding (reeds project van KICVOP Uganda) en deze hier te verkopen, kan KICVOP Uganda hele gezinnen een betere toekomst bieden.

 

  • Samenwerken met scholen en andere organisaties.

Door met scholen en andere organisaties samen te werken kunnen we onze naamsbekendheid laten groeien en de nieuwe generatie iets leren over een andere wereld. In het verleden is er een samenwerking geweest met een basisschool waarbij lessen werden georganiseerd over Oeganda. De afsluitende Oeganda markt leverde een mooi bedrag voor KICVOP op. Dit is zeker voor herhaling vatbaar.

 

  1. Donaties in natura.

Het komt voor dat mensen geen geld kunnen doneren maar wel spullen zoals speelgoed en kleding. In kleine hoeveelheden accepteren wij deze donaties zolang het mee kan in de koffer wanneer iemand naar Oeganda gaat. Grote donaties zullen moeten verscheept worden en dit brengt extra kosten met zich mee. Daarom worden voor deze donaties eerste een koste bate analyse gedaan alvorens het geaccepteerd wordt.

 

4.Fondsen aanvraag.

 

Zoals bij de doelomschrijving is aangegeven zal de komende 5 jaar KICVOP Uganda worden gesteund. KICVOP Uganda moet een officiële aanvraag doen voor gelden bij het bestuur van de stichting. Deze aanvraag moet een duidelijk projectplan laten zien met de volgende punten:

  1. Projectachtergrond

  2. Uitvoering van het project

  3. Tijdsschema

  4. Budget

Dit projectplan zal ter goedkeuring door alle bestuursleden worden gelezen. Waar nodig zullen aanpassingen in samenspraak met KICVOP Uganda worden gedaan.. Als het projectplan is goedgekeurd zal dit officieel aan KICVOP Uganda worden doorgegeven. Vanaf dat moment gaan wij opzoek naar de juiste financiering van het project.

Zodra er gestart gaat worden met het project verwachten wij een aantal acties van KICVOP Uganda.

  • Wij verwachten dat er regelmatige feedback is. Afhankelijk van de duur en grootte van het project zal worden bepaald hoe vaak dit zal zijn. Feedback kan in de vorm van foto’s , filmpjes en e-mails.

  • Bij ieder project zal er gevraagd worden om een verantwoording van de geldbesteding. Dit zien wij graag in de vorm van gescande bonnetjes, foto’s of anders.

Wanneer er geld over blijft zal KICVOP Uganda toestemming moeten vragen voor de besteding van dit bedrag voor andere uitgaven/projecten.

 

 

 

5.Financieel beleid.

 

De stichting gaat een aparte bankrekening openen. Hieruit zullen alle inkomsten en uitgaven gedaan en verantwoord worden. Stichting KICVOP Nederland is de enige die gebruik mag maken van deze rekening. Wanneer er uitgaven zijn die niet met de doelstelling en activiteiten van de stichting te maken hebben zullen deze niet via deze rekening verlopen. Er wordt geen kas gehouden.

Het uitgangspunt van de stichting is dat er een sober uitgavenbeleid zal zijn waarbij een maximaal deel van het inkomen zal worden besteed aan de projecten. Dit houdt in dat wij ook alleen werken met vrijwilligers; ook de bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. Wanneer er noodzakelijke kosten worden gemaakt door een bestuurslid kan dit worden vergoed. Hier vallen reizen van en naar Oeganda niet onder, deze zullen door de bestuursleden zelf betaald worden.

Anbi status

In jaar 1 van de stichting hebben we de ANBI status kunnen vergaren. Deze willen we ook de komende 5 jaar behouden. Met de anbi status kunnen wij aan onze sponsoren een extra garantie geven dat hun donaties worden besteed zoals dit eerder is aangegeven.

 

6.Bestuur en intern functioneren.

 

Bestuur

Voorzitter: Jasmijn Knaapen

Secretaris: Michel Knaapen

Penningmeester: Henk in ‘t Zand.

 

In de statuten van de stichting staan de regels omtrent communicatie en besluitvorming van het bestuur beschreven.

De voorzitter zal de aanvragen per mail van stichting KICVOP Uganda ontvangen en bij de andere leden onder de aandacht brengen. Op basis van de aanvraag zal er met een meerderheid worden besloten of een projectaanvraag wordt toe- of afgewezen. De voorzitter zal een samenvatting maken van de reacties en de secretaris en penningmeester zullen zorgen voor verdere afhandeling van de aanvraag. Tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering worden genomen besluiten geformaliseerd en vastgelegd in de besluitenlijst.

In januari van een jaar zorgt de secretaris dat er een jaarverslag wordt gemaakt. De penningmeester maakt met behulp van een financieel verslag met de baten en lasten van het afgelopen jaar en de balans van het boekjaar.

Twee bestuursleden anders dan de penningmeester controleren de bankrekening en het gemaakte financieel verslag.

 

7.Communicatie

 

Wij als stichting KICVOP Nederland willen graag open naar buiten communiceren over onze activiteiten en vorderingen rondom een project.  Op www.kicvop.com/nederland zullen wij jaarverslagen, nieuwsbrieven etc posten.  Met deze website proberen wij te voldoen aan de verplichtingen die bij een anbi-status horen.  Dit betekent dat wij ons beleidsplan hierop zullen publiceren en het jaarverslag van ieder boekjaar om zo inzicht te geven in onze uitgaven.

Samen met de huidige en toekomstige website maken wij gebruik van de facebook pagina, www.facebook.com/kicvopnederland en instagram. Hierop zullen wij de meest recente updates doen van projecten en onze volgers van de activiteiten binnen de stichting op de hoogte houden.