Beleidsplan 2016

1. Aanleiding.

Zes jaar geleden kwam Jasmijn in aanraking met KICVOP Uganda. Een kleine stichting in Kazo een voorstad van Kampala. Deze stichting werd gerund door een man Mac Kiyimba. Hij probeerde met locale en internationale vrijwilligers zijn stichting draaiende te houden. Dit ging niet zonder slag of stoot. Met veel moeite hield Mac de verschillende projecten draaiende, zoals het kinder sponsorproject en het HIV/Aids project. Jasmijn zag hoe erg Mac worstelde en besloot al snel om de stichting te gaan helpen. Mac zat vol goede ideeën om de mensen in Kazo nog meer te helpen maar het vinden van fondsen was dramatisch. Na ongeveer 2 tot 3 jaar samen geprobeerd te hebben de projecten met losse donaties draaiende te houden, kwam het idee bij Jasmijn om een stichting in Nederland op te zetten. Een stichting zou voor veel sponsoren een meer professionele en betrouwbare indruk maken en dat zou daarmee de draagkracht vergroten. Na drie jaar zoeken naar gelijkgestemden in Nederland werd uiteindelijk Stichting KICVOP Nederland opgericht.

In dit beleidsplan worden onze plannen en de uitvoering daarvan voor de komende vijf jaar omschreven.

2.Doel van de stichting

In artikel 2 van de notariële akte wordt het volgende doel omschreven:

Het ondersteunen van kleinschalige projecten in Oeganda op het gebied van onderwijs, gezondheid, moeder-kind en het genereren van inkomens voor weduwen en alleenstaande vrouwen. Het verrichten van verdere handelingen die dit bevorderen en in de ruimste zin hiermee verband houden.

Concreet betekent dit het volgende:

Voor de periode 2016-2021 wil de stichting de projecten van KICVOP Uganda gaan ondersteunen. Deze projecten vallen precies binnen het doel van de stichting en de stichting ziet daar een goede uitdaging in. Waar mogelijk willen we ook kennis overdragen en bekendheid vergaren bij volwassenen en kinderen in en rondom Maastricht over het leven in Oeganda.

Men vraagt zicht mogelijk af waarom de stichting ervoor kiest om projecten te steunen en niet zelf uit te voeren. Wij geloven dat het laten uitvoeren van de projecten door een lokale partner zoals KICVOP Uganda een grotere impact heeft op een gemeenschap, dan wanneer wij de projecten uitvoeren. KICVOP Uganda weet wat de mensen nodig hebben en kan daarin voorzien met onze steun. Welke risico’s brengt dit met zich mee? Ons beleid met betrekking tot de projecten en onze steun daarvoor zoals verderop omschreven zorgen ervoor dat we zeker weten dat onze steun op de juiste manier wordt gebruikt en de risico’s minimaal zijn. De ervaringen met KICVOP Uganda zijn goed en controleerbaar.

 

Op dit moment zijn er enkele projecten die we willen gaan ondersteunen, nu of in de toekomst.

  1. Sponsorproject.

Het sponsorproject richt zich op de continuïteit van de educatie voor kinderen. Individuelen, groepen of bedrijven kunnen een kind maandelijks sponseren waarna er wordt gezorgd dat het kind naar school kan gaan met zo min mogelijk problemen. Dit is een langlopend project van KICVOP Uganda. Wij hopen hierin vooral hulp te bieden om de inzichtelijker te maken voor de sponsoren en hierdoor mogelijk meer sponsoren te vinden.

  2. HIV/Aids - gezondheidsproject.

Dit project probeert op verschillende manieren meer kennis omtrent HIV/Aids over te brengen aan de inwoners en zo het stigma rondom HIV/ Aids te doen doorbreken. Daarbij wordt er ook hulp geboden aan zij die het HIV virus al hebben opgelopen door het doen van gezondheidschecks en te zorgen voor vervoer van en naar ziekenhuizen waar ze hun medicatie krijgen.

  3. Educatie projecten.

Hiermee wordt bedoeld het huidige bibliotheek project en het toekomstige school project. In het kantoor van KICVOP Uganda wordt een kleine bibliotheek gerund door vrijwilligers.  De huidige scholen zijn of slecht of te duur voor de meeste inwoners van Kazo. Daar zou KICVOP Uganda graag verandering in willen brengen door het opstarten van een school die toegankelijk is voor iedereen.

Op de website van KICVOP Uganda (www.kicvop.com) is een uitgebreide omschrijving van alle projecten te vinden.

 

Stichting KICVOP Nederland wil graag bij bovengenoemde projecten ondersteuning bieden, tevens staat het vrij om aanvragen te doen voor andere projecten. In de volgende hoofdstukken omschrijven wij hoe wij dit graag willen doen en aan welke voorwaarden een projectaanvraag moet voldoen.

3.Bereiken van doel.

Wij willen op twee manieren de projecten ondersteunen: door het werven van gelden en het ontvangen van donaties in natura.

  1. Werving van gelden.

De belangrijkste activiteit zal het werven van gelden zijn. We zullen gebruik maken van verschillende bronnen om dit geld te verkrijgen.

  • Sponsoren.

De stichting gaat actief op zoek naar zowel privé als zakelijke sponsoren. Dit zal gebeuren door gebruik te maken van sociale media, mond-tot-mondreclame, het organiseren van projecten zoals verderop beschreven (benefiet) en het meedoen aan andere projecten zoals de welbekende “goede doelen markten”.

Iedere donatie helpt, of dit nou 1 euro of 1000 euro is, daarom kiezen we ervoor dat iedereen geld mag doneren, op projectbasis of met een maandelijkse vaste donatie.

Vrienden van KICVOP zijn sponsoren die maandelijks een kleine bijdrage willen doen aan de stichting. In ruil hiervoor krijgen ze jaarlijks een kleinigheidje en een nieuwsbrief. Met de nieuwsbrief zullen ze op de hoogte worden gehouden van alle activiteiten van de stichting.

Zakelijke sponsoren zullen een op maat gemaakt sponsorcontract krijgen. Er zal gebruikt worden gemaakt van reclame waar mogelijk.

  • Subsidies.

Er worden zoveel mogelijk aanvragen gedaan voor subsidies in de sector waar een project bij past.

  • Benefiet.

We willen benefiet avonden gaan organiseren waarbij we geld ophalen voor de stichting. Een voorbeeld is het doen van koffieproeverijen, waarin onder andere Oegandese koffie gedronken zal worden. Door samen te werken met lokale partners in Maastricht en omstreken willen we op een goedkope manier mensen een fijne avond bezorgen. Alle winst zal dan voor KICVOP Nederland zijn. Met deze avonden kunnen wij ook extra aandacht krijgen van mensen die nog niet bekend zijn met onze stichting door informatie te verlenen en over Oeganda te praten. Tevens zullen tijdens een benefiet ook onze sponsoren worden benoemd.

  • Fondsenwerving.

Vele grote organisaties nationaal en internationaal willen kleine stichtingen steunen. Wij willen daar dankbaar gebruik van maken en bij ieder project aanvragen voor fondsen doen. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties zoals Oxfam Novib, Wilde Ganzen en stichting Elisabeth Strouven.

  • Verkoop van (Oegandese) spullen.

In het verleden heeft Jasmijn kleine bedragen opgehaald onder andere door de verkoop van Oegandese sieraden en tweedehandsspullen. Dit gebeurde tijdens vrijmarkten, goede doelen markten en andere projecten. Vooral de verkoop van Oegandese sieraden is een project dat we graag verder willen uitbreiden. Door vrouwen in Kazo sieraden te laten maken voor een vergoeding (reeds project van KICVOP Uganda) en deze hier te verkopen, kan KICVOP Uganda hele gezinnen een betere toekomst bieden.

 

  • Samenwerken met scholen en andere organisaties.

Door met scholen en andere organisaties samen te werken kunnen we onze naamsbekendheid laten groeien en de nieuwe generatie iets leren over een andere wereld. In het verleden is er een samenwerking geweest met een basisschool waarbij lessen werden georganiseerd over Oeganda. De afsluitende Oeganda markt leverde een mooi bedrag voor KICVOP op. Dit is zeker voor herhaling vatbaar.

 

  1. Donaties in natura.

Het komt voor dat mensen geen geld kunnen doneren maar wel spullen zoals speelgoed en kleding. In kleine hoeveelheden accepteren wij deze donaties zolang het mee kan in de koffer wanneer iemand naar Oeganda gaat. Grote donaties zullen moeten verscheept worden en dit brengt extra kosten met zich mee. Daarom worden voor deze donaties eerste een koste bate analyse gedaan alvorens het geaccepteerd wordt.

 

4.Fondsen aanvraag.

Zoals bij de doelomschrijving is aangegeven zal de komende 5 jaar KICVOP Uganda worden gesteund. KICVOP Uganda moet een officiële aanvraag doen voor gelden bij het bestuur van de stichting. Deze aanvraag moet een duidelijk projectplan laten zien met de volgende punten:

  1. Projectachtergrond

  2. Uitvoering van het project

  3. Tijdsschema

  4. Budget

Dit projectplan zal ter goedkeuring door alle bestuursleden worden gelezen. Waar nodig zullen aanpassingen in samenspraak met KICVOP Uganda worden gedaan. Als het projectplan is goedgekeurd zal dit officieel aan KICVOP Uganda worden doorgegeven. Vanaf dat moment gaan wij opzoek naar de juiste financiering van het project.

Zodra er gestart gaat worden met het project verwachten wij een aantal acties van KICVOP Uganda.

  • Wij verwachten dat er regelmatige feedback is. Afhankelijk van de duur en grootte van het project zal worden bepaald hoe vaak dit zal zijn. Feedback kan in de vorm van foto’s, filmpjes en e-mails.

  • Bij ieder project zal er gevraagd worden om een verantwoording van de geldbesteding. Dit zien wij graag in de vorm van gescande bonnetjes, foto’s of anders.

Wanneer er geld over blijft zal KICVOP Uganda toestemming moeten vragen voor de besteding van dit bedrag voor andere uitgaven/projecten.

5.Financieel beleid.

De stichting gaat een aparte bankrekening openen. Hieruit zullen alle inkomsten en uitgaven gedaan en verantwoord worden. Stichting KICVOP Nederland is de enige die gebruik mag maken van deze rekening. Wanneer er uitgaven zijn die niet met de doelstelling en activiteiten van de stichting te maken hebben zullen deze niet via deze rekening verlopen. Er wordt geen kas gehouden.

Het uitgangspunt van de stichting is dat er een sober uitgavenbeleid zal zijn waarbij een maximaal deel van het inkomen zal worden besteed aan de projecten. Dit houdt in dat wij ook alleen werken met vrijwilligers; ook de bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. Wanneer er noodzakelijke kosten worden gemaakt door een bestuurslid kan dit worden vergoed. Hier vallen reizen van en naar Oeganda niet onder, deze zullen door de bestuursleden zelf betaald worden.

Minimaal 90 % van het jaar inkomen zal worden besteed aan de projecten. Wanneer het geld niet in hetzelfde jaar kan worden besteed vanwege nog te verwachtten inkomens zal dit geld in het daaropvolgende jaar besteed worden.

Anbi status

Om onze integriteit en beleidsplan extra ondersteuning te geven willen wij graag de anbi status verkrijgen. Met de anbi status kunnen wij aan onze sponsoren een extra garantie geven dat hun donaties worden besteed zoals dit eerder is aangegeven.

 

6.Bestuur en intern functioneren.

Bestuur

Voorzitter: Jasmijn Knaapen

Secretaris: Michel Knaapen

Penningmeester: Jasmijn Knaapen

Algemeen bestuurslid: Ton Cremers.

 

In de statuten van de stichting staan de regels omtrent communicatie en besluitvorming van het bestuur beschreven.

De voorzitter zal de aanvragen per mail van stichting KICVOP Uganda ontvangen en bij de andere leden onder de aandacht brengen. Op basis van de aanvraag zal er met een meerderheid worden besloten of een projectaanvraag wordt toe- of afgewezen. De voorzitter zal een samenvatting maken van de reacties en de secretaris en penningmeester zullen zorgen voor verdere afhandeling van de aanvraag. Tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering worden genomen besluiten geformaliseerd en vastgelegd in de besluitenlijst.

In januari van een jaar zorgt de secretaris dat er een jaarverslag wordt gemaakt. De penningmeester maakt met behulp van een financieel verslag met de baten en lasten van het afgelopen jaar en de balans van het boekjaar.

Twee bestuursleden anders dan de penningmeester controleren de bankrekening en het gemaakte financieel verslag.

7.Communicatie

Wij als stichting KICVOP Nederland willen graag open naar buiten communiceren over onze activiteiten en vorderingen rondom een project. In het komende jaar zal een website worden gemaakt om zo de stichting nog beter te profileren. In de tussentijd maakt de stichting gebruik van de volgende website, http://anbi.nl/publicatieverplichting/stichting-kicvop-nederland/ .  Met deze website proberen wij te voldoen aan de verplichtingen die bij een anbi-status horen.  Dit betekent dat wij ons beleidsplan hierop zullen publiceren en het jaarverslag van ieder boekjaar om zo inzicht te geven in onze uitgaven.

Samen met de huidige en toekomstige website maken wij gebruik van de facebook pagina, www.facebook.com/kicvopnederland . Hierop zullen wij de meest recente updates doen van projecten en onze volgers van de activiteiten binnen de stichting op de hoogte houden.  In de toekomst zal mogelijk ook gebruik worden gemaakt van andere sociale media.